Portaria do MEC estabelece que parte dos documentos de instituições de educação superior que esteja em suporte físico seja convertida para formato digital até 19 de agosto.
As instituições de educação superior brasileiras precisam converter parte de seu acervo acadêmico para o meio digital até 19 de agosto de 2023. A Diretoria de Supervisão de Educação Superior da Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior (Seres) do Ministério da Educação (MEC) acompanha o cumprimento da determinação, de acordo com a Portaria nº 360, de 18 de maio de 2022 (regulamentada pela Portaria nº 613, de 18 de agosto de 2022). A Portaria determina que, a partir de 1º de agosto de 2022, as instituições de ensino superior não poderiam produzir novos documentos integrantes do acervo acadêmico em suporte físico, e que deveriam converter para digital todo o acervo físico que chegar às instituições. Acervo digital é uma iniciativa que busca promover maior agilidade no acesso e recuperação de documentos acadêmicos por parte dos estudantes, tornando este processo mais célere, eficiente e seguro.
O MEC acompanha o cumprimento dos prazos estabelecidos pela Portaria, especialmente os do art. 5º, que dispõe sobre as obrigações das Instituições de Educação Superior (IES) acerca dos procedimentos de digitalização de seu respectivo acervo acadêmico. O descumprimento dos dispositivos legais pode ser considerado irregularidade administrativa, passível de aplicação de penalidades, nos termos do Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017.
“Cabe reforçar às IES a necessidade de que a digitalização do acervo acadêmico físico referente ao conjunto de documentos relativos à vida acadêmica dos estudantes matriculados deverá ser concluída até o dia 19 de agosto de 2023. A Diretoria de Supervisão deverá iniciar procedimentos de monitoramento do cumprimento da referida norma após o término do prazo mencionado. As IES devem se preparar, ainda, para o cumprimento dos outros prazos determinados pelo mesmo art. 5º da Portaria nº 360/2022, de forma a se anteciparem e evitarem eventuais irregularidades”
Rafael Furtado, diretor de Supervisão de Educação Superior do MEC
Acervo – considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzido e recebido por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos, nos termos do art. 37 da Portaria MEC nº 315, de 4 de abril de 2018.
Prazos – o Artigo 5º da Portaria estabelece os seguintes prazos para digitalização:
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12 meses, para o conjunto de documentos referente à vida acadêmica dos estudantes matriculados em cursos superiores ofertados pelas IES;
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24 meses, para o conjunto de documentos referente à vida acadêmica dos estudantes formados durante o período compreendido entre 1º de janeiro de 2016 e a data de publicação desta Portaria; e
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36 meses, para o conjunto de documentos referente à vida acadêmica dos estudantes formados durante o período compreendido entre 1º de janeiro de 2001 e 31 de dezembro de 2015.
